Excel listenizde aynı adı iki kez görünce satırlardan birini hemen silmeyin. Evde aynı oyunun iki kutusu bulunabilir; tek kutuyu yanlışlıkla iki kez kaydetmiş de olabilirsiniz. Yapay zekâdan önce benzer kayıtları işaretlemesini, hangi bilgilerin eşleştiğini açıklamasını isteyin. Silme kararını asıl kayda ve eşyanın üzerindeki koda bakarak verin.

Bu yapay zeka excel kontrolü için altı satırlık hayalî bir ev envanteri kullanacağız. Asistanla metin üzerinden konuşacağız; çalışma kitabındaki değişiklikleri Excel'de kendimiz yapacağız. Amaç, daha kısa görünen bir liste uğruna ayrı eşyaları veya henüz çözemediğimiz bilgileri kaybetmemek.

Listenin aslını saklayın

Önce dosyanın bir kopyasını alın ve denemeyi onda yapın. Microsoft'un yinelenenleri bulma rehberi, eşleşmeleri gözden geçirmek için vurgulamayı öneriyor; Yinelenenleri Kaldır işleminin verileri kalıcı olarak sildiğini de belirtiyor. İlk turda temizlenmiş liste istemek yerine inceleme notu isteyeceğiz.

Listenin ne tuttuğunu bir cümleyle yazın: "Her kayıt tek bir fiziksel oyun kutusunu göstermeli; her kutunun kendine ait kodu var." Böylece aynı adın kaç kez geçtiğiyle aynı eşyanın kaç kez kaydedildiğini ayırabilirsiniz. Ödünç alanların adları gibi bu denemede gerekmeyen kişisel bilgileri sohbete eklemeyin.

Altı kaydı küçük bir örnekte karşılaştırın

Aşağıdaki satırlar gerçek bir evin kayıtları değildir. R1 gibi işaretler, yazı boyunca satırlara kolayca dönmek için kullandığımız sabit referanslardır; eşya kodunun yerini tutmaz.

  • R1: Kod 0017, ad Satranç, konum Üst raf.
  • R2: Kod 0017, ad Satranç, konum Üst raf.
  • R3: Kod 0018, ad Satranç, konum Üst raf.
  • R4: Kod 0019, ad Dama, konum Üst raf.
  • R5: Kod 0019, ad Dama, konum Alt raf.
  • R6: Kod boş, ad Dama, konum Alt raf.

R1 ve R2'nin kod, ad ve konum bilgileri aynı. R3'ün adı aynı olsa da kodu farklı; belirlediğimiz kurala göre ayrı kutu. R4 ile R5 aynı kodu taşıyor, fakat kutunun yerini farklı söylüyor. R6'nın kodunu ise bilmiyoruz. Adı ve konumu R5'e benziyor diye boşluğu 0019 ile dolduramayız.

Bu ayrımları önce kendiniz yapın. Asistanın cevabını, altı satır için çıkardığınız bu notlarla karşılaştırmanız kolay olur. Daha uzun listenize geçmeden yanlış bir birleştirme önerisini burada yakalayabilirsiniz.

Silinecek satır yerine inceleme notu isteyin

Örnek kayıtların başına şu isteği ekleyin:

Evdeki oyun kutularının listesini inceliyorum. Her fiziksel kutunun ayrı kodu olmalı. Aşağıdaki satırları değiştirme veya silme. Kod, ad ve konumu tamamen aynı kayıtları olası tekrar olarak göster. Aynı kodda farklı bilgi varsa çelişkiyi belirt. Yalnızca adı aynı olan farklı kodları birleştirme. Boş kodlara değer uydurma. Her bulgu için R işaretlerini ve karşılaştırdığın alanları yaz; kararı benim vermem için hangi bilgiyi kontrol etmem gerektiğini söyle.

Yapay Zeka ile bu örneği Türkçe konuşabilir, yanıtın altında gösterilen kaynakları açabilirsiniz. Ancak genel bir Excel kaynağı, evinizde kaç satranç kutusu olduğunu doğrulamaz. Bunun için kendi eşyanızı ve ilk kayıt notunuzu kontrol etmeniz gerekir.

Yanıt R4 ile R5'ten birini "daha güncel" diye seçerse gerekçesini sorun. Bu örnekte tarih yok. Alt satırda durması, kaydın daha yeni olduğunu göstermez. "Tarih bilgisi verilmedi; iki konumu da koru ve kontrol bekliyor olarak işaretle" diye düzelttirin.

Kodları aktarırken sıfırları koruyun

0017 bu listede hesaplanacak bir sayı değil, kutunun etiketi. Web için Excel'de örneği yeniden kurarken kodları gireceğiniz hücreleri önce Metin biçimine alın, sonra değerleri yazın veya yapıştırın. Microsoft'un baştaki sıfırları koruma açıklaması bu sırayı anlatıyor.

Aktardıktan sonra kodu asıl örnekle karşılaştırın. 0017 yerine 17 görünüyorsa eksik sıfır sayısını tahmin etmeyin; özgün kayda dönün. Kod sütununu düzelttikten sonra aynı eşleşmeleri yeniden inceleyin.

Yalnızca doğruladığınız kararı uygulayın

Örnekte kutunun etiketini ve ilk notunuzu kontrol edip R2'nin yanlışlıkla ikinci kez girildiğini doğruladığınızı varsayalım. Kopya dosyada yalnızca R2'yi kaldırın; değişiklik notuna nedenini yazın. Altı veri satırından beşi kalmalı. R3 yerinde durmalı; R4 ile R5'in konum çelişkisi ve R6'nın boş kodu hâlâ görünmeli.

Beş satır kalması, evde beş kutu olduğunu kanıtlamaz. Çözülemeyen kayıtlar duruyor. Önce bunları eşyalarla karşılaştırın; ardından sayım gerekiyorsa Excel formülünü küçük listede deneme rehberindeki yönteme geçin. Son dosyayı aslıyla yan yana açıp onayladığınız tek satır dışında bir kaydın değişmediğini kontrol edin.